Gestionale per la gestione dei costi nel settore ortofrutticolo

gestionale settore agricolo

La gestione dei costi-marginalità attraverso un software del settore ortofrutticolo

La gestione di un ciclo produttivo è cambiata molto con lo svilupparsi di sistemi informatici pensati per semplificare tutto ciò che concerne la logistica e l’amministrazione che ruota attorno ad un prodotto.

Il punto di riferimento di qualunque azienda dovrebbe essere l’efficienza, col fine aumentare la produttività e di avere sempre sotto controllo il rapporto tra costi e marginalità.

Se questo vale in tutti i settori con strutture più lineari, lo è certamente di più in settori alimentari come per esempio quello ortofrutticolo, dove le varianti non sono sempre così prevedibili e si è spesso in balia dei cicli della natura.

Di seguito analizziamo quelle che sono le applicazioni di un software gestionale in questo settore con particolare riferimento al rapporto costi-marginalità.

Aumentare l’efficienza con un software gestionale

I cicli produttivi ortofrutticoli possono trarre particolare vantaggio dall’uso di un software gestionale. Si tratta di sistemi che consentono di deframmentare il lavoro rendendolo più fluido e quindi aumentando la competitività dell’azienda nel mercato. Nello specifico garantisce una maggiore efficienza per quanto riguarda la tracciabilità e la rintracciabilità dei propri prodotti, quindi consente, di conseguenza, un controllo più preciso sulla logistica tra cliente e fornitore per quanto riguarda il calendario delle consegne e delle specifiche forniture. Una realtà molto efficiente è NTC Informatica che ha sviluppato il suo software gestionale nel settore ortofrutticolo.

La digitalizzazione dei sistemi in contesto ortofrutticolo è arrivata per ultima rispetto ad altri settori, le ragioni possono essere la natura stessa del settore che, come abbiamo accennato, non sempre è possibile inquadrare in processi lineari e non ha quella caratteristica di rigore che è indispensabile quando si parla di digitalizzazione.

Questo cambio di paradigma, deve però essere preso come un’opportunità per integrare sistemi che consentano di sfruttare le potenzialità di tale tecnologia. In sintesi, un software gestionale consente di:

  • aumentare l’efficienza per quanto riguarda la tracciabilità alimentare evitando i classici problemi derivanti dal disallineamento dai dati e da possibili manomissioni;
  • migliorare dal punto di vita della gestione dei crono-programmi e quindi dalla suddivisione delle lavorazioni all’interno della struttura produttiva aiutando a ridurre sprechi di ogni sorta;
  • propedeuticamente ai primi due punti si registrerà un aumento delle vendite e della fidelizzazione dei clienti;
  • infine si avrà sempre a disposizione un database dove convogliano i dati di tutte le attività dell’azienda, sulla base del quale si può fare con più precisione un lavoro di programmazione.

Vediamo nello specifico alcune settori di interesse di un software gestionale

Gestione documenti

La gestione dei documenti nelle strutture aziendali a gestione classica avviene in maniera abbastanza rigida in poiché è affidata, per quanto riguarda l’archiviazione, nel peggiore dei casi al cartaceo e nei migliore dei casi alla digitalizzazione manuale. Quindi, lo scambio di tali documenti tra i reparti avviene per mezzo di email e quasi sempre di file in formato PDF. Questo mancanza di centralizzazione e macchinosità del sistema, crea inevitabilmente errori e problemi di comunicazione tra gli uffici amministrativi e quelli gestionali. Un sistema gestionale informatizzato, invece consente di velocizzare tutto questo processo e soprattutto di avere un archivio comune consultabile da tutte le parti.

Resi e merce eliminata

Una delle cause di maggiore perdita di un’azienda alimentare riguarda la gestione dei risi e della merce eliminata che in un settore come quello ortofrutticolo è di normale amministrazione. Quindi c’è sempre qualcosa che manca all’appello quando si cerca di fare i conti alla chiusura dei trimestri o alla fine dell’anno.
È di fondamentale importanza creare un sistema di tracciamento efficace che consenta di capire che fine abbia fatto una determinata merce e quanto incida nella gestione dei costi- marginalità.

Gestione magazzino

Che le giacenze dei magazzini siano digitalizzate non è certamente una novità di questi anni, ma è anche vero che troppo spesso i dati non sono allineati con la disponibilità reale di tale prodotto. Questo accade perché non è sufficiente digitalizzare la logistica del magazzino, ma serve un sistema di gestione che ne disciplini e ne coordini le movimentazioni in ingresso ed uscita. Se questo vale in tutti i settori, in quello ortofrutticolo lo è ancora di più vista la natura deperibile della merce trattata.

Gestione clienti

Solitamente la gestione clienti è affidata ad un sistema di tipo anagrafico. Se di base si tratta di un sistema valido, la pecca è il rapporto tra tempo- lavoro e il risultato ottenuto che, a conti fatti, è sproporzionato rispetto al risultato ottenuto. Quindi anche in questo caso un software gestionale consente di racchiudere in un unico sistema centralizzato tutto ciò che riguarda il cliente, dall’anagrafica ai pagamenti sino agli ordini, dove, comparto amministrativo e logistico abbiano sempre il controllo della situazione. Si evitano in questo modo errori dovuti dall’inezia umana e eventuali tentativi di manomissione.

Stato dei pagamenti

Questo è il caso più ovvio dove l’ufficio amministrativo e quello gestionale devono, o dovrebbero, lavorare in sinergia tra di loro. Senza l’uso di un software gestionale la gestione dei pagamenti diventa macchinosa e lenta. L’uso del software invece consente di conoscere immediatamente lo stato dei pagamenti ed evitare dunque incomprensioni sia interne che con il cliente.

Calcolo costi e marginalità: quali problematiche e come risolverle

Questo è il punto più importante per un’azienda. Infatti tutto il lavoro svolto ha il fine di generare profitto. Il rapporto tra costi e marginalità è uno studio fondamentale per capire quali siano i margini di guadagno derivanti dalla vendita dei propri prodotti.
I fattori da considerare nel calcolo dei costi-marginalità sono diversi e non prenderli in considerazione tutti significa sbagliare il prezzo di vendita e quindi generare un perdita. Un sistema gestionale consente di fare un’attribuzione dei costi reali ad ogni singolo prodotto considerando tutti i fattori di spesa. Inoltre consente di gestire in maniera molto più semplificata e dinamica i listini di prezzi e quindi di aggiornali secondo le flessioni delle proprie analisi e del mercato.

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